Con esta información, el empleado solo tiene que digitar la cantidad que se va almacenar o la que se va a despachar para determinado cliente. 

La plataforma reúne las áreas de producción, compras y almacenamiento y las beneficia, pues permite tener un inventario actualizado en tiempo real para que los empleados estén al tanto de los artículos que tiene la empresa. 

La App fue creada por los estudiantes Carlos Andrés Guerrero Cárdenas y Miguel Andrés Orozco Vásquez, de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional de Colombia (U.N.) Sede Manizales, quienes comentan que el primer prototipo lo hicieron para la empresa manizaleña Incolma Herramientas Confiables, que no contaba con un monitoreo eficiente de inventarios. Por eso se planteó este modelo que controla las cantidades y referencias que se van a solicitar al proveedor, además de mantener la información actualizada con el sistema interno de la empresa. 

El estudiante Guerrero manifestó que este sistema se realizó por medio del software Zoho Creator, que además de permitir el desarrollo de la interfaz gráfica, crea todo el sistema de información y la base de datos requerida para la empresa, es decir que almacena todos los registros necesarios para la información que la empresa requiere, y facilita la comunicación. 

“Cada cliente o empresa que desee implementar este sistema debe solicitar el servicio para crear los usuarios, contraseñas y los diseños acordes con cada organización”, comentó el estudiante Orozco. 

Funciones clave 

La aplicación cuenta con tres funciones principales: la primera es “Archivo maestro”, y allí se registran todas las materias primas con la información requerida de cada una; está destinada al encargado de ingresar nuevos productos al inventario. Luego de verificar que los valores a introducir son correctos, se selecciona la opción submit (enviar) y de inmediato quedará registrado en el archivo maestro. 

La segunda es “Entrada de materias primas”, en la cual se debe ingresar al inventario la cantidad recibida por el almacén en un pedido. Todos los campos son obligatorios, el sistema no permite realizar el registro si algún campo no se ha ingresado, y tampoco permite que la cantidad que se va a ingresar sea igual a “0”, a un valor negativo o a valores con decimales. 

Después de escanear la materia prima, los campos de referencia, código y existencia aparecen automáticamente y son desactivados, es decir que solo se pueden visualizar pero no modificar, pues estos datos son originales del archivo maestro. Además existe un campo que indica la fecha y hora –sincronizadas con la zona horaria de Bogotá– en la que se realiza el despacho correspondiente.  

La última función es la “Salida de materias primas”, donde igualmente se hace el registro correspondiente. 

La aplicación se creó en la asignatura Gestión de Proyectos, de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la U.N. Sede Manizales, que lidera el profesor José Fernando Correa Meza.